Pengajuan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP-Setneg)

Nomor     :  1300 /UN27/KL/2017

Lampiran :  1 berkas

Perihal     : Pengajuan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg)

Dalam Rangka Perjalanan Dinas Luar Negeri

 

Yth.

  1. Rektor
  2. Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum
  3. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan
  4. Wakil Rektor Bidang Perencanaan dan Kerjasama
  5. Wakil Dekan Bidang Akademik
  6. Wakil Dekan Bidang Keuangan/ Wakil Direktur bidang Keuangan Program Pascasarjana
  7. Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan
  8. Ketua Lembaga
  9. Kepala Biro
  10. Kepala Program Studi
  11. Kepala Unit Pelayanan Teknis
  12. Kepala Pusat Studi
  13. 14. Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

di lingkungan Universitas Sebelas Maret

Berdasarkan surat Sekretaris Jenderal Kemristekdikti nomor: 397/A.A5/P1/2017 tanggal 17 Januari 2017 perihal Penerapan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SimPeL); surat Sekretaris Ditjen SDI dan Dikti nomor: 134/D1.2/HK/2017 tanggal 19 Januari 2017 perihal Prosedur Pelayanan Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri di Lingkungan Kemristekdikti; dan Nota Dinas Sekretaris Jenderal Kemristekdikti Nomor: 416/A.A5/P1/2017 perihal Penerapan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (Sim.Pel) Kementerian Sekretariat Negara (terlampir), kami beritahukan bahwa mulai tanggal 3 Januari 2017 telah diberlakukan sistem online untuk pemrosesan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) Keberangkatan ke Luar Negeri di Direktorat Jenderal Sumber Daya Iptek dan Pendidikan Tinggi Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi dan di Biro Kerjasama dan Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara.

 

Memperhatikan hal tersebut di atas perlu kami sampaikan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengajuan SP Setneg mulai tahun 2017:

  1. Permohonan Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) atau SP Setneg Eselon 1 dan Eselon 2 diproses/diajukan kepada Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
  2. Permohonan Ijin PDLN atau SP Setneg Eselon 3, Eselon 4 dan non-eselon di lingkungan Kemrsitekdikti diproses/diajukan kepada Sekretaris Jenderal Kemristekdikti.
  3. Kebutuhan waktu dalam pemrosesan SP Setneg mulai dari pengajuan ke pimpinan Universitas Sebelas Maret, pemrosesan di Ditjen SDI dan Dikti Kemristekdikti, sampai dengan pemrosesan di Biro KTLN Kemsetneg sekurang-kurangnya 4 (empat) minggu atau 30 (tiga puluh) hari kerja sebelum tanggal keberangkatan dengan asumsi 1 (satu) minggu atau 5 (lima) hari kerja di UNS dan 3 (tiga) minggu waktu proses di Ditjen SDI dan Dikti, dan di Biro KTLN. Dengan diterapkannya aplikasi SimPeL ini ajuan SP Setneg yang terlambat (kurang dari waktu yang telah ditetapkan) tidak akan dilayani/difasilitasi.
  4. Apabila yang bersangkutan memerlukan Paspor Dinas dan Exit Permit maka alokasi waktu yang dibutuhkan ditambah 14 (empat belas) hari kerja.
  5. Berkas pengajuan SP Setneg dan Paspor Dinas harus dalam kondisi lengkap saat diajukan ke Bagian Hukum dan Administrasi Kerjasama (Berkas tidak dapat diproses/dikirim ke Ditjen SDI dan Dikti apabila belum lengkap). Adapun persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

Pengajuan SP Setneg untuk Kunjungan Singkat atau Studi Lanjut Ke Luar Negeri:

  • Surat Pengantar dari fakultas kepada Wakil Rektor Bidang Akademik tembusan kepada Kepala Bagian Hukum dan Administrasi Kerjasama (Format: lihat Lampiran 1)
  • Surat Undangan Resmi dari penyelenggara kegiatan yang mencantumkan: nama yang diundang, waktu kegiatan, tempat kegiatan untuk kunjungan singkat.
  • Letter of Acceptance (LoA)  bagi peserta studi lanjut LN baru.
  • Letter of Acceptance (LoA) dan Progress Report dari Profesor Pembimbing untuk perpanjangan studi lanjut LN.
  •  Surat Jaminan Pembiayaan (Guarantee Letter) dari pemberi dana / beasiswa (Format: lihat Lampiran 2)
  • Daftar Riwayat Hidup (Format: lihat Lampiran 3)
  • Surat Pernyataan Biaya bermaterai 6.000 (Format: lihat Lampiran 4)
  • Surat Tugas dari Unit Pengusul
  • Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP)
  • Copy Kartu Pegawai (Karpeg)
  •  Nomor telepon (HP), alamat email, dan nama akun facebook (bila ada)

Pengajuan SP Setneg dengan Paspor Dinas dan Exit Permit diperlukan tambahan dokumen, antara lain:

  • Surat Perjanjian bermaterai 6.000 (Format: lihat Lampiran 5)
  • Permohonan Paspor Dinas (Format: lihat Lampiran 6)
  • Permohonan Perpanjangan  Paspor Dinas / Exit Permit-Rekomendasi  Visa  (Format: lihat Lampiran 7)
  •  Fotocopy SK Pangkat terakhir dilegalisir
  • Foto 4×6 latar belakang putih pakaian resmi (4 lembar) Bagi yang berkerudung, tidak diperkenankan menggunakan kerudung warna putih
  • Paspor Dinas asli bagi yang sudah pernah memiliki wajib dikembalikan ke negara
  • Fotocopy SP Setneg yang masih berlaku bagi Peserta Studi Lanjut Luar Negeri
  1. Seluruh berkas persyaratan tersebut pada nomor 3 di atas dikirimkan ke Bagian Hukum dan Administrasi Kerjasama dalam bentuk hardcopy rangkap 3 (tiga), dengan rincian: 1 (satu) asli dan 2 (dua) fotocopy
  1. Selain dalam bentuk hardcopy; berkas juga harus dikirim dalam bentuk softcopy (masing-masing persyaratan harus dalam file terpisah dengan format pdf) ke alamat email: hukumkerjasama@unit.uns.ac.id. Khusus untuk foto dan paspor dinas dikirim langsung terlampir dalam berkas hardcopy.
  2. Seluruh format tersebut di atas dapat diunduh disini.

Demikian informasi ini kami sampaikan, agar menjadikan perhatian bagi yang berkepentingan.

 

a.n. Rektor

Wakil Rektor bidang Akademik,

                              ttd 

Prof.Drs. Sutarno, M.Sc.,Ph.D.

NIP 196008091986121001

Permoh Proses SP Setneg Kunjungan LN

Lampiran Edaran

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *